Nagyon sokfajta találkozó létezik (szemináriumok, tanfolyamok, workshopok, konferenciák, kongresszusok) és a szervezésük is különböző megközelítést, hozzáállást kíván, mert mindegyiknek megvan a sajátossága, mely más és másfajta ügyintézést igényel.
Referenciáink és elégedett partnereink hosszú listája tanúskodik arról, hogy az elmúlt 15 évben cégünk elérte legfőbb célját: hogy minőségi konferenciákat szervezzen partnerei számára.
6.4. Nyomtatványok lekérdezések
A program rendelkezik néhány önálló beépített lekérdezéssel, mely akár webes felületen is elérhető. Ezek segítenek különböző listák generálásában, körlevelek küldésében, valamint, hogy a nyers adatokat áttekinthető táblázatos formában tudjuk hasznosítani. Minden lekérdezés jó alapot képez listák nyomtatásához és e-mail küldéshez, ugyanis minden generált adattáblát lehet fájlba menteni, vagy a kiválasztott személyeknek testre szabott körlevelet küldeni. A lekérdezésekhez való hozzáférés illetve azok futtatása természetesen korlátozva van, csak speciális jogosultsággal elérhető szolgáltatás. Az adatbázisból bizonyos szempontok szerint szőrni lehet, a nyomtatandó oszlopok láthatóvá, vagy rejthetővé tehetők tetszés szerint. Bármely nyomtatandó oszlop alapján az adatokat növekvő vagy csökkenő sorrendbe lehet tenni. A fenti kép az egyik előadás lekérdezés előszőrőjét mutatja, mely megkönnyíti adott szempontok alapán különféle listák generálását.
A résztvevőket szintén nagyon sok szempont alapján rendszerezhetjük...
Ez a lekérdezés segít a szakmai szervezőknek a tudományos program összeállításában. Mivel a szoftver rendelkezik a tudományos program időbeni tervezést segítő moduljával is, ez a lekérdezés különösképpen az előadások szekciótermekbe való besorolásához nyújt segítséget.
Miután szállásfoglalási alrendszer is van, ezért elengedhetetlen a foglalásokhoz tartozó lekérdezés is. Ennek segítségével tudjuk pl. a szobalistákat generálni a szállodák felé, de ezen kívül más fontos táblázatok is nyomtathatók.
Kirándulásokra és más társasági programokra való jelentkezések is nagyon könnyen nyilvántarthatók.
Nagyon sok konferencia van, ahol pénzügyi támogatásra, ösztöndíjakra lehet jelentkezni. Rengeteg munka a különböző támogatások forrásainak és azok változó paramétereinek nyilvántartása. Az adott támogatásra érkező jelentkezésektől, azok szétosztásán át a végleges elszámolásig képesek vagyunk az egész folyamatot követni és menedzselni a programba épített támogatáskezelő alrendszer segítségével. Társszervezők, természetesen a megfelelő hozzáférési jogosultsággal, szintén követni tudják a friss információkat a jelentkezésekről, sőt néhány speciálisan erre a célra létrehozott mezőkre írásjoggal is rendelkezhetnek, főleg a támogatásra való jelentkezés elfogadásához kapcsolódóan.
Hisszük, hogy a pénzügyi adminisztráció legalább annyira fontos a konferencia sikeréhez, mint a magas szintő szakmai program, tehát úgy terveztük meg a pénzügyi lekérdezéseket, hogy a kért információt bármikor el tudjuk önnek küldeni, amikor szüksége van rá.
Annak ellenére, hogy a programnak saját "webüzenet" küldő programja van, ezen kívül ott vannak az automata (és manuális) kiértesítő és visszaigazoló levelek is. Továbbá lehetőség van személyre szabott e-mail küldésekre is, előadás visszaigazolás, bírálati folyamat, regisztráció visszaigazolás tekintetében, és akár bármilyen más vonatkozásban is, ami éppen eszébe jut a konferencia szervezésével kapcsolatosan. Szőrheti az adatbázist az előbbiekben felsorolt lekérdezések segítségével, és a körlevél témájának megfelelően előállíthatja a megfelelő célcsoportot a küldendő levél címzetteiként.